ندوة حول تجربة السلطنة في النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات نظمتها الهيئة بتطبي

[سالم الوشاحي]

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ندوة حول تجربة السلطنة في تطبيق النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات ومشروع الوثائق الخاصة بكلية العلوم التطبيقية بنزوى، تحت رعاية سعادة الشيخ الدكتور خليفة بن حمد السعدي - محافظ الداخلية، و بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، حيث شملت الندوة ورقتي عمل، قدمت الأولى حول تجربة السلطنة في إعداد و تطبيق نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية، وحول مشروع الوثائق الخاصة في الورقة الثانية.
وتأتي هذه الندوة انطلاقا من اهتمام الهيئة بنشر الوعي لدى افراد المجتمع بالدور الذي تقوم به من خلال بناء نظام ادارة الوثائق في الجهات المعنية، والعمل على مشروع الوثائق الخاصة لحفظ الموروث التاريخي للسلطنة. قدم الورقة الأولى اسحاق بن يعقوب الصقري رئيس قسم الدعم الفني بالهيئة، والتي قدم من خلالها نبذة عامة حول نظام إدارة الوثائق و أهم الأهداف التي تسعى الهيئة إلى تحقيقها من خلال هذا النظام، كما قدم مقارنة بين ادارة الوثائق قديما، وإدارة الوثائق بالطرق الحديثة والمنظمة والتي تعتمد على أساس النظرية الحديثة لإدارتها، وهي نظرية الأعمار الثلاثة للوثيقة، والمراحل هي، المرحلة الجارية وهي المرحلة التي تنشأ فيها الوثيقة في أماكن العمل، بحث تسجل الوثيقة ويسند إليها رمز تصنيف، و يتم ترتيبها بغرض استرجاعها بدقة وبسرعة، أما المرحلة الثانية مرحلة الوثائق الوسيطة، والتي تحفظ الوثائقية فيها لمدة من الزمن لدى الجهة المعنية، وذلك لعدة أغراض، منها احترام المدة القانونية للحفظ، وحفظ مصادر حقوق الأفراد، وحقوق الدولة، وتيسير التدقيق والرقابة، وتيسير التقييم و التخطيط ، ثم تأتي المرحلة الثالثة والأخيرة والتي تنتقى فيها الوثائق إما أن تتلف بعد انتهاء مدة حفظها الوسيطة، وإما للحفظ الدائم وتسمى محفوظات، وترحل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، بحيث يتم ترتيب هذه المحفوظات ووصف محتواها بشكل دقيق ومنظم، ويتم حفظها في ظروف سليمة و صيانتها من عوامل التلف، ويجرى الاطلاع عليها بعد مدة من الزمن يحددها القانون على أن تستغل في البحوث والدراسات، كما تحدثت الورقة عن فوائد نظام إدارة الوثائق والمحفوظات ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، وإعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارتها ، ومنهجية العمل المتبعة في ذلك .
أما في الورقة الثانية والتي قدمها هلال بن سيف الشيادي قسم الوثائق الخاصة، حول التعريف ببرنامج إدارة الوثائق الخاصة والذي تناول فيها الإطار العام لإدارة الوثائق الخاصة وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 ولائحته التنفيذية الذي أعطى أهمية قصوى بضرورة ضبط معالم إدارة الوثائق الخاصة بجمع أرصدة المحفوظات وترتيبها ومعالجتها والمحافظة عليها باعتبارها مكملا أساسيا لأرصدة الوثائق العامة وهو ما من شأنه أن يساهم في الحفاظ على الذاكرة والهوية الوطنية لصالح الأجيال القادمة واستغلال هذا الموروث الهام في تشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري، ونظرا لما تمثله الوثائق الخاصة من أهمية في رسم التاريخ الثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي للمجموعة الوطنية ، كما عرض في هذه الورقة جملة من الآليات و الطرق المتبعة لحسن إدارة الوثائق الخاصة انطلاقا من دعوة مالكي وحائزي الوثائق الخاصة إلى تسجيل وثائقهم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية باعتبارها الجهة الوحيدة المخولة لها قانونا إدارة هذه العملية . كما تناولت الورقة آليات الحماية ضد الخروج النهائي للوثائق خارج الوطن وهو ما دفع إلى التفكير في وسائل وإجراءات إدارية تساعد على إبقاء هذه الوثائق داخل التراب الوطني ومراقبة دخولها وخروجها. كما تم التطرق إلى الجوانب القانونية المعتمدة فيما يتعلق بشراء الوثائق الخاصة أو بيعها والوسائل المتاحة أمام مالكي وحائزي الوثائق الخاصة في إيداعها لدى الهيئة بصفة أمانة أو التوصية بها أو هبتها إلى الهيئة. كما تم عرض جملة من الاستمارات ونماذج المطبوعات الإدارية التي تم تصميمها من قبل الهيئة والتي تبين الجوانب التطبيقية والتنظيمية لمختلف هذه المراحل مرفق به عدد من الصور التي توثق لعمل فريق عمل الوثائق الخاصة بالهيئة بما يطمئن المجموعة الوطنية في الحفاظ على وثائقها وضمان سلامتها من التلف والضياع ، من خلال نشر الوعي بين جميع شرائح المجتمع في الحفاظ على هذا الرصيد الهام من المحفوظات ودعم الثقة بين المجموعة الوطنية والأجهزة الحكومية للدولة المعنية بالحفاظ على الذاكرة الوطنية من خلال هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

جريدة عمان